Constituer les preuves d'évaluation attendues par un audit qualité
Ce qu'un audit demande couramment en matière d'évaluation des acquis, et comment produire ces éléments au fil des sessions plutôt que de reconstituer un classeur la veille.
Un audit de certification qualité porte sur une organisation et ses processus, pas sur un logiciel. Aucun outil ne rend un organisme conforme, et il faut se méfier de ceux qui le laissent entendre.
Ce qu'un outil peut faire, en revanche, c'est produire au fil de l'eau les éléments qu'un auditeur demande : plutôt que de les faire reconstituer de mémoire la semaine précédente.
Ce qui est couramment demandé sur l'évaluation des acquis
Les référentiels varient, mais les demandes se recoupent largement. Sur le volet évaluation, un auditeur cherche généralement à voir :
- que les acquis ont été évalués, et pas seulement la satisfaction ;
- que l'évaluation est datée et rattachée à une session identifiable ;
- qu'il existe une trace de ce qui était visé : des objectifs ou des compétences, pas seulement un intitulé ;
- que les résultats ont donné lieu à une restitution au bénéficiaire ou au commanditaire ;
- qu'il existe un dispositif d'amélioration alimenté par ces retours.
Le problème n'est pas de mesurer, c'est d'archiver
La plupart des formateurs évaluent déjà, d'une manière ou d'une autre. Ce qui manque au moment de l'audit, ce sont les traces : un quiz papier corrigé et jeté, un tour de table, un retour oral au client. Tout cela a eu lieu et rien n'en reste.
Une évaluation qui a eu lieu mais dont il ne reste rien est, pour un auditeur, une évaluation qui n'a pas eu lieu.
La reconstitution après coup est à la fois coûteuse et fragile : elle produit des documents datés du même jour, tous rédigés dans le même style, ce qui se voit.
Produire la trace au moment où elle se crée
L'alternative est de faire porter la trace par l'outil qui sert à animer, pour que l'archivage soit un effet de bord de la séance plutôt qu'une tâche séparée :
- chaque session est datée et rattachée à ses participants ;
- chaque question porte la compétence qu'elle teste, ce qui documente les objectifs visés ;
- le rapport de session existe dès la fin de la séance, sans être rédigé à la main ;
- le récapitulatif remis au commanditaire est un document daté, pas un e-mail.
Ce que SkillLens produit, précisément
Pour ne pas laisser d'ambiguïté sur ce qui est couvert : des résultats d'évaluation datés par session et par participant, une progression mesurée par compétence entre l'avant et l'après, un rapport de session imprimable, et un lien de restitution en lecture seule destiné au commanditaire, agrégé et sans nom de participant.
Ce que cela ne fait pas : votre système qualité, vos procédures, votre traitement des réclamations, ni la démonstration que vos processus sont maîtrisés. Ce sont ces derniers points que l'audit examine, et un outil n'y répond pas à votre place.
Sur la méthode d'évaluation elle-même, voir comment évaluer une formation et mesurer les acquis par compétence.