Les données des participants en formation : ce qu'il faut décider avant la séance
Qui est responsable de traitement, ce qu'on a le droit de projeter, combien de temps conserver. Les questions à trancher avant de faire répondre une salle.
Faire répondre une salle à un questionnaire, c'est collecter des données personnelles : une adresse, un nom, et des réponses qui révèlent ce que quelqu'un ne maîtrise pas dans son métier. Cette dernière catégorie est plus sensible qu'elle n'en a l'air.
Cet article n'est pas un avis juridique. Il liste les questions qu'il vaut mieux avoir tranchées avant la séance plutôt qu'après une demande.
Qui est responsable de traitement ?
C'est la première question et elle est souvent laissée floue. Dans une formation intra-entreprise, c'est généralement l'organisme de formation qui décide de ce qui est demandé et pourquoi : il est responsable de traitement vis-à-vis des participants. L'outil utilisé est sous-traitant.
La conséquence pratique : c'est l'organisme, pas l'éditeur du logiciel, qui doit informer les participants et répondre à leurs demandes.
Informer au moment de la collecte
L'information doit arriver là où la donnée est demandée (sur le formulaire de connexion à la session) et pas dans une politique de confidentialité que personne n'ouvrira. Une phrase suffit : ce qui est collecté, par qui, pour quoi, et combien de temps.
Ce qui peut être projeté
C'est la décision qui a le plus d'effet concret sur les participants, et elle est rarement formalisée. Projeter un classement nominatif dans une salle où se trouvent un manager et son équipe expose les résultats individuels de chacun à sa hiérarchie.
Un score individuel affiché devant l'équipe n'est pas un détail d'animation. C'est une divulgation, à un public qui a du pouvoir sur la personne.
La règle sûre est simple : ce qui est destiné à la salle est agrégé, ce qui est nominatif reste au formateur. Voir animer un quiz en direct.
Ce que le commanditaire a le droit de recevoir
Un client qui a payé la formation veut légitimement un retour. Cela ne lui donne pas droit aux résultats individuels de ses salariés.
La restitution utile est agrégée : taux de réussite, progression par compétence, points à reprendre. Elle répond à sa question (la formation a-t-elle servi) sans lui transmettre une évaluation nominative de ses équipes, qu'il n'a pas commandée et qui l'exposerait autant que les participants.
Combien de temps conserver
Une durée décidée à l'avance et effectivement appliquée vaut mieux qu'une durée longue et vague. Les réponses d'évaluation servent à produire un rapport et à documenter la session ; passé le délai que vous vous êtes fixé, elles n'ont plus d'usage.
Les demandes des participants
Un participant peut demander ce qui est détenu sur lui, et son effacement. Le point d'échec habituel n'est pas le refus, c'est l'incapacité : personne ne sait où sont les réponses, ni comment les retrouver deux ans après.
Prévoir ce chemin à l'avance coûte peu ; l'improviser sous délai coûte beaucoup.
Ce que fait SkillLens
Ce qui est projeté à la salle est toujours agrégé et ne contient aucun nom. Le lien remis au commanditaire est en lecture seule et sans donnée personnelle. Un participant peut télécharger ce qui le concerne ou l'effacer depuis son propre écran, avec un délai de rétractation de 30 jours avant suppression définitive. Le détail est dans la notice de confidentialité.